Offres d'emploi assistant de manager en alternance

Offres d'emploi BTS Support à l'action managériale H/F - RUNGIS MARCHE INTERNATIONAL

Descriptif du poste :

ENVIRONNEMENT DU POSTE

RELATIONS INTERNES / FONCTIONNELLES

- Chefs de projets et Directeurs des services GER

- En relation avec tous services et secteurs de la SEMMARIS,

- Assistante de 5 personnes et suivi de 2 assistants à Maîtrise d’Ouvrage pour certaines opérations liées à la Direction du GER

RELATIONS PARTENARIALES

- Entreprises, prestataires tels que Maître d’œuvre, architectes, OPC, concessionnaires, assureur

DESCRIPTIF DU POSTE MISSIONS PRINCIPALES

- Gestion de l’agenda du Directeur pour les réunions internes et externes et prises de RDV liés au besoin de la Direction,

- Accueil physique et téléphonique,

- Rédaction des comptes-rendus de réunions, courriers, notes internes,

- Réception et tri du courrier, classement et archivage,

- Gestion des commandes, bons à payer, ordres de facturation.

- Consultations : envoi des DCE (en consultation simplifiée uniquement), prise des rendez-vous de visite de sites (toutes consultations), établissement des lettres de regret,

- Mise en forme des dossiers d’engagements : présentation du dossier, fiche budgétaire, relecture et correction de la note d’information, transmission du dossier pour validation au Comité des engagements, dispatching des commandes validées par le Comité, demande des documents administratifs légaux via le site E-attestations,

- Préparation des dossiers marchés pour reliure notariée à la demande du Chef de Projets,

- Suivi des demandes d’agréments de sous-traitance : vérification des pièces administratives, signature de l’agrément, suivi du tableau de bord par affaire des validations d’agrément de sous-traitance,

- Envoi des devis établi par le chef de projet et validé par le Directeur au service commercial ; tenu du tableau de bord « rénovation de bureaux » tant au niveau des devis, que des commandes,

- Suivi des sinistres (occasionnel),

- Gestion du planning des congés,

- Archivage complet du dossier lorsque le dossier travaux est réceptionné.

MISSIONS SPECIFIQUES / SECONDAIRES

- Montage et suivi des dossiers de demande d’assurance Dommage-Ouvrage liée aux chantiers. En assurer le suivi en lien étroit avec Le Chef de Projet,

- Remplacement de l’assistante en poste lors de la prise de congés.

CHAMP D’AUTONOMIE / RESPONSABILITÉS PARTICULIERES

- Autonomie complète pour toutes les tâches liées à l’archivage des dossiers,

- Grande autonomie pour le reste des tâches avec un fil conducteur restant les chefs de projets pour toutes questions liées à leurs chantiers.

Compétences requises :

CONDITIONS D’EMPLOI

LIEU D’EXERCICE

- TOUR ADMINISTRATIVE DE RUNGIS HORAIRES

- 9H00-17H00 (peut varier selon les besoins des services)

CONTRAINTES PARTICULIERES (déplacement, astreintes, …)

- RAS

EQUIPEMENTS

- RAS à l’exception de cette période liée au COVID-19. Port de masque obligatoire dans la tour et dans toutes les parties communes. Masques, Gants et gels hydroalcoolique fournis par l’entreprise

LES COMPETENCES REQUISES

SAVOIRS

- Connaissances des procédures internes de l’entreprise

- Bon rédactionnel et bonne aisance orale

- Bonne gestion du temps de travail liée à la charge de travail.

- Résistance au stress
SAVOIR FAIRE

- Maîtrise du pack office,

- Connaissance du vocabulaire BTP/Travaux Publics (pas obligatoire, c’est un plus)

- Notion juridique et comptable
SAVOIR ETRE
- Rigoureuse, structuré, réactive, disponible, sens du travail en équipe et cohésion du groupe.

LE PROFIL ET LA TRAJECTOIRE PROFESSIONNELLE

FORMATION

- Recherche d’un contrat de professionnalisation ou d'apprentissage, alternance école et entreprise dans le domaine du secrétariat, gestion de l’entreprise
EXPERIENCE
- NON
HABILITATIONS OBLIGATOIRES
- RAS

EVOLUTIONS PROSPECTIVES DU METIER

- Poste pouvant évoluer en CDI à la fin de la formation

Type d'emploi : Temps plein, Apprentissage

Lieu :

Rungis 94

Date d'embauche :

Septembre 2020