Offres d'emploi assistant de manager en alternance

Offres d'emploi Réf/AXA – Assistante de manager en alternance – Novembre 2017

Descriptif du poste :

Le Groupe AXA, leader mondial de la protection financière, accompagne et conseille ses clients, particuliers et entreprises, à chaque étape de leur vie, en leur fournissant des produits et services en assurance, protection personnelle, épargne et gestion d’actifs répondant à leur besoin. Aujourd’hui, le Groupe emploie 215 000 collaborateurs dans 175 filiales.

La direction du Groupe AXA, gère les activités groupe de l’entreprise. Elle coordonne la stratégie du Groupe avec ses sociétés, dirige des projets internationaux et délivre des services et des médias à toutes ses entités. Avec 37 nationalités présentes au sein de son personnel, le siège social se distingue par une atmosphère fortement internationale.

Description du poste :

Au sein du département Group Risk Management, vous aurez pour mission :

1 – Support administratif et secrétariat
Accueil
• Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externes du département
• Accueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locaux
• Apporter toute forme d’aide et de support logistique aux visiteurs de passage à Paris

Planning et organisation
• Gestion de l’agenda du Manager
• Planifier et organiser les conférences téléphoniques, les réunions internes et externes en coordination avec les autres assistantes
• Confirmer les rendez vous et assurer la réservation de salle(s)
• Assurer l’impression ou la mise à disposition des documents nécessaires pour chaque rendez vous individuel ou réunion
• Participer à l’organisation des voyages des membres de l’équipe : réservation des vols, hôtels et taxis
• Participer à l’organisation des événements

Suivi administratif
• Assurer la mise à jour de notre base de données
• Classement et archivage des documents.
• Gestion des notes de frais, remboursements, factures, devises
• Gestion des mouvements du personnel
• Envoi de DHL

Contribution à la vie de l’équipe
• Préparation de l’agenda des réunions hebdomadaires de l’équipe
• Commande de fournitures
• Renouvellement des cartes de visite, papier à en-tête…
• Gestion du courrier interne, arrivée/départ

Compétences requises :

Compétences requises :

• Compétences techniques
- Formation en secrétariat de direction ou d’équipe
- Maîtrise professionnelle des outils bureautiques (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Qualité de la communication écrite (orthographe, syntaxe)
- Qualité de la communication orale (convivialité sans familiarité, discrétion)
- Maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable pour ce poste à forte dimension internationale.

• Qualités personnelles
- Bonne présentation, dynamique,
- Organisation personnelle,
- Sens de l’accueil et du service Client,
- Capacité à interagir et à s’adapter à des interlocuteurs de haut niveau de responsabilités et nationalités différents,
- Bonne aisance relationnelle et goût du travail en équipe
- Discrétion : assurer la confidentialité des informations portées à sa connaissance,
- Rigueur et respect des procédures mises en place,

Profil :

Vous préparez une formation bac +2 de type BTS Assistante de manager

Bon niveau d’anglais

Vous avez idéalement une première expérience en assistanat auprès d’un interlocuteur ou d’une équipe de haut niveau.

Secteur d'activité :

Assurances

Lieu :

Paris

Date d'embauche :

Novembre 2017